¿Te imaginas poder entregar certificados tributarios a cientos de proveedores con solo unos clics, en lugar de pasar días enteros en envíos manuales? Para las empresas colombianas que manejan un alto volumen de proveedores, la distribución de certificados de retenciones (renta, IVA, ICA) es una tarea obligatoria pero agotadora. Cada bimestre o cada año fiscal tu equipo contable debe, imprimir o generar un PDF, y enviar uno por uno estos documentos – corriendo contra el plazo legal del 31 de marzo del año o cada biemestre. Este proceso tradicional consume valiosas horas laborales y conlleva riesgo de errores o retrasos.
¡Buenas noticias! En nuestra empresa entendemos este dolor y hemos desarrollado una solución a la medida: un módulo personalizado para Odoo Enterprise (compatible con versiones 16, 17 y 18) que automatiza por completo la entrega de certificados tributarios a tus proveedores. Olvídate del envío manual: con esta herramienta, tus proveedores podrán autogestionar sus certificados en un portal web y tu equipo ahorrará hasta un 70% de tiempo dedicado a esta labor repetitiva. A continuación, te contamos cómo funciona y los beneficios que aporta a tu organización.
La solución: módulo personalizado para entregar certificados tributarios
Hemos creado un módulo especializado que se integra en tu instancia de Odoo Enterprise y extiende sus funcionalidades estándar. Si bien la localización colombiana de Odoo ya incluye reportes contables para generar certificados de retenciones, no existía una forma sencilla de distribuirlos automáticamente a cada proveedor. Nuestra solución llena ese vacío: automatiza la generación y entrega de los certificados de Retención en la Fuente, Retención de ICA e IVA a través de la plataforma.
¿Cómo funciona? Muy fácil: tus proveedores obtienen acceso a un portal web seguro (tipo portal de Odoo) donde pueden autenticarse y consultar sus documentos tributarios. Desde allí, cada proveedor selecciona el período (por ejemplo, el año gravable 2024 o el bimestre correspondiente en el caso de IVA) y el tipo de certificado que necesita – ya sea Retención en la Fuente, ICA o IVA – y en un instante descarga el certificado en formato PDF. Todo ocurre de forma inmediata y self-service, sin que el equipo contable deba intervenir preparando correos ni adjuntando archivos. En otras palabras, el proveedor tiene su certificado cuando lo requiere, al alcance de un clic, y con la certeza de que cumple el formato y datos exigidos por la ley.
Beneficios clave para tu empresa
Esta solución personalizada trae ventajas tangibles para empresas de gran tamaño en Colombia que ya usan Odoo. Entre los beneficios principales se destacan:
- Ahorro masivo de tiempo y eficiencia operativa: Automatizar la entrega de certificados puede reducir hasta en un 70% el tiempo que antes invertía tu personal contable en generar y enviar documentos manualmente. Imagina preparar decenas o cientos de certificados en minutos en lugar de horas. Todo el proceso, desde la compilación de datos hasta el envío, se realiza sin esfuerzo humano, liberando a tu equipo para tareas más estratégicas. Además, al eliminar pasos manuales repetitivos, minimizas errores de digitación y omisiones – la información viene directamente de Odoo, garantizando exactitud.
- Ideal para empresas con muchos proveedores: Si tu empresa maneja un alto volumen de proveedores, esta herramienta se vuelve indispensable. Gestionar 100, 500 o 1000 proveedores ya no será un dolor de cabeza en temporada de declaraciones. El módulo está diseñado para escalar y atender a todos tus terceros por igual, sin importar cuántos certificados deban emitirse. Incluso frente a los estrictos plazos legales, podrás cumplir puntualmente con todos, ya que la entrega masiva se realiza en un solo paso y de forma simultánea. No más retrasos ni envíos uno por uno que consumen días enteros.
- Portal de autoservicio 24/7 para proveedores: Tus proveedores estarán encantados con la comodidad de esta solución. Ya no dependen de correos del área contable ni de esperar respuestas; ellos mismos pueden acceder al portal en cualquier momento, buscar el certificado que requieren (por ejemplo, Certificado de Retención en la Fuente 2024 o certificado bimestral de IVA de Nov-Dic 2024) y descargarlo al instante en PDF. Esto mejora la experiencia del proveedor y la relación comercial, porque les brindas transparencia y rapidez. Además, reduce las consultas recurrentes al departamento de contabilidad – todo está disponible en línea, de forma segura y confidencial para cada tercero. En términos simples, empoderas a tus proveedores con una plataforma donde sus certificados siempre están disponibles bajo demanda.
- Cumplimiento normativo sin estrés: Al automatizar la generación según los datos registrados en Odoo (que sigue la localización colombiana oficial), aseguras que cada certificado cumple con los requisitos de la DIAN en contenido y formato. Nuestra herramienta soporta tanto la emisión anual obligatoria (p. ej. certificado anual de renta o ICA) como las emisiones periódicas que exige la ley – por ejemplo, certificados bimestrales de retención de IVA, cuando aplique. De esta manera, tendrás la tranquilidad de cumplir con los plazos legales y evitar sanciones, ya que la entrega se realiza oportunamente y queda registro de descarga.
- Integración total con tu ERP y solución a medida: A diferencia de herramientas genéricas, este es un desarrollo 100% a medida para Odoo Enterprise, pensado en las necesidades específicas de las empresas colombianas. No es un módulo estándar que cualquiera tenga, sino una funcionalidad exclusiva que te brinda una ventaja competitiva. Al estar integrado en tu ERP, no hay duplicidad de información ni procesos por fuera: la generación de certificados toma los datos de retenciones que ya están en Odoo (facturas, pagos, impuestos retenidos, etc.), manteniendo una sola fuente de verdad. Esto significa también que la solución se adapta a tu flujo de trabajo actual sin reinventar la rueda. Al ser desarrollada por expertos locales, la herramienta habla el mismo idioma de tu negocio – en sentido literal (está en español) y en sentido funcional (contempla la normativa tributaria colombiana al detalle). En resumen, obtienes una funcionalidad personalizada, confiable y totalmente integrada, que Odoo por sí solo no ofrece.
Una solución única como valor diferencial
Vale la pena subrayar que esta no es una característica nativa de Odoo, sino un desarrollo hecho a la medida de nuestros clientes. ¿Por qué es importante esto? Porque demuestra nuestra capacidad de innovar sobre la plataforma Odoo para resolver problemas reales de tu empresa. Muchas implementaciones de Odoo carecen de esta automatización. Contar con nuestra solución exclusiva te diferencia, ya que dispondrás de una herramienta que no viene en la caja estándar de Odoo. Esto se traduce en ventajas competitivas: más eficiencia interna, mejor servicio a proveedores y un mayor aprovechamiento de tu inversión en Odoo Enterprise. Cuando tus competidores sigan enviando certificados “a la antigua”, tu empresa ya habrá dado el salto a la era digital de la automatización tributaria.
Transforma tu gestión de certificados
Automatizar la entrega de certificados tributarios en Odoo con nuestro módulo personalizado te permite ahorrar tiempo, cumplir con tus proveedores y con la ley sin complicaciones, y destacar por tu innovación en procesos contables. Si tu equipo contable ha estado abarrotado de trabajo manual cada vez que llega la hora de expedir certificados, esta es la oportunidad de cambiar esa historia y enfocarse en lo que realmente agrega valor.
¿Listo para optimizar tu proceso de certificados tributarios? No dejes pasar más tiempo ni esperes a que llegue el próximo periodo bimestral o anual. Ponte en acción hoy mismo. Contáctanos para solicitar una demostración gratuita de esta solución y descubre cómo podemos implementarla en tu empresa.
(En pocas semanas podrías tener este módulo funcionando en tu Odoo Enterprise, y despedirte para siempre del envío manual de certificados. ¡Tu equipo contable te lo agradecerá!)