La factura electrónica de venta se emite a través de los servicios informáticos electrónicos de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN de Colombia, la Factura Electrónica es el sustituto fiscal de la factura en papel y por computador, que también se le otorga la calidad de Titulo Valor donde podrá negociarse libremente en el mercado. Este sistema tecnológico se viene implementando y masificando en todo el mundo. No obstante, a pesar de su expansión en América Latina, todavía se producen confusiones acerca de lo que significa la “factura electrónica de venta” que los contribuyentes deben enviar a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN en Colombia.
El principal error es pensar que cualquier factura de venta que se envíe y reciba por los medios electrónicos tradicionales como el correo electrónico, los enlaces de descarga, envíos por Messenger o WhatsApp constituyen en sí misma una factura electrónica de venta. Para que un documento se constituya como factura electrónica de venta, deben reunirse algunos requisitos legales en Colombia que conviertan al documento digital en una alternativa con idénticas atribuciones legales y fiscales que le fueron otorgadas a sus homólogos en formato de papel y por computador, donde estas ultimas perderán usabilidad en el ámbito comercial y fiscal.
Obligatoriedad de la factura electrónica en Colombia
Bajo un calendario segmentado por códigos de actividades en Colombia se ha impuesto el uso de la factura electrónica de venta a un mayor número de contribuyentes. En Latinoamérica existen muchos países en los que el uso de este sistema de facturación es prácticamente obligatorio para el 100% de los emisores.
En Colombia el artículo 615 del Estatuto Tributario establece que “Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales".
Resumen de obligados a facturar electrónicamente
• Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto sobre las ventas (Responsabilidad 11)
• Personas naturales o jurídicas responsables del impuesto al consumo (Decreto 803 de 2013 articulo 6 literal D (Responsabilidades 33, 34)
• Personas naturales del régimen simplificado, con las actividades económicas 1811, 1812, 1820 (Litógrafos, tipógrafos)
• Personas naturales que supere los montos establecidos y personas jurídicas obligados a facturar por bienes o servicios excluidos de IVA (Responsabilidad 16)
• Personas naturales o jurídicas voluntarios u obligados por modalidad electrónica (Responsabilidades 37, 38)
Trámites administrativos previos
Los contribuyentes deben tener una cuenta de usuario registrada en los servicios en línea de la DIAN, contar con el certificado digital vigente (el cual puede comprar con nosotros), mantener actualizado el Registro Único Tributario (razón social, dirección, responsabilidades, representación legal, establecimientos de comercio y demás pertinentes, donde se debe Informar una cuenta bancaria activa a nombre del obligado a facturar electrónicamente, para las solicitudes de Autorización de los rangos de numeración de facturación electrónica.
Formatos
En el momento que se está realizando el registro como facturador electrónico, se debe informar un “Correo electrónico para recepción de facturas”. Este correo es obligatorio y exclusivo para recibir documentos electrónicos y debe tener las siguientes características:
Un archivo .ZIP que contenga un AttachedDocument (Contenedor Electrónico) Un PDF con la representación gráfica (Este ultimo de manera opcional), con un Peso máximo por envío de 2 Megas.
Sistema de control fiscal
En Colombia se impulsa el empleo de la factura electrónica para reducir la evasión y el no pago de los impuestos. La DIAN exige la inclusión en el documento de factura electrónica, un código de control único, denominado CUFE: Código Único de Facturación Electrónica. Estos son otorgados por la misma DIAN, órgano competente y regular como paso previo al envío del documento al cliente o consumidor final.
Firma electrónica o certificado digital para factura electrónica
La DIAN estableció el uso del certificado digital para aplicar la firma electrónica sobre la factura que se envíen a los clientes, como medio para garantizar la integridad del documento y la autenticidad de su origen.
EL certificado digital es un documento informático generado por una entidad de Certificación Abierta, que conecta y relaciona los datos de una identidad de una (Persona Natural o Jurídica), con una persona, organismo o empresa; confirmando absolutamente a nivel jurídico, que esa identidad ha firmado las transacciones electrónicas realizadas, otorgándole respaldo como título valor que puede ser negociado en el mercado.
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Conservación
El almacenamiento de los documentos electrónicos originales bajo ciertas condiciones de seguridad y acceso suele ser objeto de las diferentes modalidades que existen para facturar electrónicamente, pudiendo guardar las factura emitidas el un software propio, en los servidores del proveedor tecnológicos o en los servicios administrados por la DIAN
¿Por qué Facturar Electrónicamente?
• Porque elimina el riesgo de pérdida de documentos físicos
• Por una eficiente gestión documental.
• Por el cuidado y la protección del medio ambiente
• Facilita las transacciones y su consulta en línea
• Mejora la trazabilidad y seguridad de las operaciones
• Mejoras en la gestión de recaudo y por ende la liquidez de las empresas.
• Optimización de recursos (ahorros) en costos de impresión, despachos y almacenaje.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
• Integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos.
• Mejora la relación Cliente / Proveedor.