En Colombia, es común que algunas transacciones comerciales se realicen con sujetos no obligados a emitir factura o documento equivalente. Sin embargo, esto puede dificultar el proceso de contabilidad y seguimiento de los gastos para las empresas, especialmente si no se cuenta con un sistema adecuado para documentar estas transacciones. Aquí es donde entra en juego el módulo de documento soporte electrónico en adquisiciones con sujetos no obligados a emitir factura o documento equivalente en Odoo ERP.
¿Que es Odoo ERP?
Odoo ERP es un software muy flexible y personalizable e integrado, que permite gestionar de manera centralizada los procesos de una empresa, como la gestión de finanzas, la gestión de compras, la gestión de inventarios, la gestión de producción, la gestión de recursos humanos, entre otros. Este sistema permite la automatización de procesos y la integración del documento soporte electrónico con sujetos no obligados a emitir factura en tiempo real, lo que puede aumentar la eficiencia y productividad de una empresa.
¿Qué es el documento soporte electrónico?
Es un documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor (vendedor) es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica de venta, en lo sucesivo, el comprador (cliente) elabora este documento y lo transmite electrónicamente a la DIAN para soportar la operación económica que dará lugar a la deducción del costo e impuesto descontable en las declaraciones fiscales.
Como se gestiona en Odoo el documento soporte electrónico.
El uso del documento soporte electrónico en adquisiciones con sujetos no obligados a emitir factura o documento equivalente en Odoo ERP se gestiona mediante la creación de un diario específico en el módulo de contabilidad y la asignación de un rango de numeración autorizado por la DIAN.
Para utilizar este documento en Odoo ERP, debes seguir los siguientes pasos:
1. Crear un diario personalizado para el documento soporte electrónico: 1. La clase de documento debe estar basada en un documento estándar de Odoo de tipo compra y personalizado para adaptarse a los requisitos legales y fiscales en la jurisdicción de Colombia.
2. Crear el documento soporte en adquisiciones: Una vez que se tenga el diario de documento soporte electrónico personalizado, se podrá crear el documento soporte en adquisiciones en Odoo ERP. Este documento debe contener información sobre el proveedor, el tipo de bienes o servicios adquiridos y el valor de la transacción, entre otros datos.
3. Asignar el documento soporte electrónico a la operación correspondiente: Una vez que se haya creado el documento soporte en adquisiciones, debe asignarse a la operación correspondiente en Odoo ERP. Este documento puede articularse a la orden de compra o solicitud de pedido que corresponda.
4. Registra el documento soporte electrónico en adquisiciones: Finalmente, al validar la transacción en Odoo ERP el sistema transmite electrónicamente el documento ante la DIAN y genera la representación gráfica con el CUFE y código QR, que permite que el documento soporte en adquisiciones sea reconocido y registrado por el sistema de contabilidad en Colombia y soportado ante la autoridad fiscal.
Ventajas de usar el módulo de documento soporte electronico en Odoo ERP
1. Transmisión electrónica en tiempo real: Este módulo permite a las empresas registrar y documentar las transacciones de forma separada cuando el proveedor no está obligado a emitir una factura o documento equivalente. Permite enviar en tiempo real la trasmisión electrónica del documento ante la DIAN para su validación; simplifica el proceso de seguimiento de los gastos y reduce el riesgo de errores y omisiones en la contabilidad.
2. Soporta los costos, deducciones e impuestos descontables: el módulo de documento soporte electrónico en adquisiciones con sujetos no obligados a emitir factura o documento equivalente en Odoo ERP también permite a las empresas cumplir con las regulaciones tributarias colombianas, que requieren que todas las transacciones comerciales sean documentadas y soportadas. Al utilizar este módulo, las empresas pueden asegurar que sus registros contables sean precisos y completos, lo que puede ser extremadamente valioso durante las auditorías y otras inspecciones por la autoridad tributaria (DIAN).
3. Optimización del proceso contable y financiero: Al implementar este módulo se puede mejorar la eficiencia operativa de la empresa al permitir que los empleados documenten las transacciones en tiempo real, que se integra con el módulo de gastos. Elimina la necesidad de seguir procesando documentos en papel y realizar entradas manuales en el sistema de contabilidad, se puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores.
Resumen del documento soporte electrónico en Odoo ERP
El módulo de documento soporte electrónico en adquisiciones con sujetos no obligados a emitir factura o documento equivalente en Odoo ERP es una herramienta valiosa para las empresas en Colombia que desean simplificar el proceso de contabilidad y cumplir con las regulaciones tributarias. Al utilizar este módulo, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa y reducir el riesgo de errores y omisiones en la contabilidad.
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