Factura electrónica ante la DIAN con Odoo ERP

La factura electrónica es la transformación digital de la factura tradicional, con igual validez comercial y tributaria que la factura en papel, donde la generación, validación, expedición, aceptación, rechazo y conservación se realiza electrónicamente, lo que incorpora ventajas significativas en los procesos de la gestión de ventas. Tributariamente es un documento donde se realizan transacciones de venta de bienes y/o servicios para soportar los ingresos, costos y gastos de los contribuyentes.

Igualmente, se usan las notas débito y/o crédito, como documentos que permiten hacer modificaciones, correcciones y/o ajustes a las facturas electrónicas de ventas, las cuales de igual forma se transmiten de forma electrónica a la DIAN para su validación.

¿Por qué implementar la Facturación Electrónica con GarKeM?

Con nuestra experiencia apoyada en implementaciones éxitos a diferentes empresas en Colombia, hemos identificado que la mayoría de estas, necesitaron de un componente que les permitiera habilitar la comunicación de sus procesos de negocio normalmente almacenado en su ERP (Odoo) con la DIAN. Para cumplir con estos requerimientos, hemos adoptado un Módulo de factura electrónica de ventas con Odoo ERP, como una solución que permite la integración de los procesos de negocio con los retos exigidos por el mercado y por las disposiciones legales en Colombia.

La implementación de la Facturación Electrónica de ventas a través de la solución de Odoo ERP, cubre todas las necesidades impuestas por el gobierno colombiano, específicamente lo observado en la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 y el anexo técnico versión 1.7 divulgado por la DIAN; donde la solución de Odoo ERP actúa como “software propio”, simplificando la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes y servicios para hacer más eficiente los procesos entre las partes interesadas.

Utilizar Odoo como software de factura electrónica con GarKeM soluciona requerimientos asociados a la comunicación entre clientes y proveedores, integrando el envió por correo electrónico de las facturas electrónicas, aceptación, rechazo y seguimiento a la cartera de los clientes. A partir del proceso de Facturación Electrónica de Venta se evoluciona hacia la entrega de la información comercial y tributaria en tiempo real y en línea.

¿Por qué facturar electrónicamente con Odoo ERP?

El envío de la factura electrónica, notas débitos y créditos con Odoo se integra armónicamente con el CRM, inventario, contabilidad, informe de ventas, cartera de clientes, sitio web etc.

La recepción de la factura electrónica de tus proveedores con Odoo ya está preparada completamente, se articula con el módulo de compras, por tanto, ahorraras en un futuro inmediato costos y esfuerzos ya que esto reemplazará la información exógena.

Un plus con Odoo es que podrás escalar el sistema de factura electrónica con los pagos que realices a los no responsables del IVA, la generación de nómina, exportaciones e importaciones, una vez la DIAN conforme al parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario haya adecuado el sistema de factura electrónica para trasmitir estos documentos especiales en su plataforma, lo que una vez más, se traduce en reducción de costos para tu negocio en un futuro inmediato.

¿Como funciona la factura electrónica con Odoo ERP?

La facturación electrónica en Odoo funciona a través del uso de “Software propio” ante la DIAN, otorgando ventajas económicas y competitivas, apoyándose ampliamente en la tecnología para que tu negocio crezca. La factura electrónica de venta con Odoo ERP se genera de manera integrada con el módulo de facturación, CRM, contabilidad e inventario, que a su vez, se valida y autoriza por la DIAN al instante. Además, todas las facturas electrónicas (enviadas y recibidas) ya no se almacenarán en grandes bodegas como se hacía con las facturas tradicionales, sino, que ahora se alojarán en la nube en la base de datos de Odoo ERP para ser visualizadas al instante de manera segura e integrada con los reportes contables y financieros.

¿Cómo expedir mi primera factura electrónica con Odoo?

Para empezar a facturar electrónicamente en Odoo ERP depende de cada empresa, ya que se deben adelantar procesos y diligencias administrativas ante la DIAN, como solicitud de resolución, actualización del RUT y además de contar con un certificado digital para firmar las facturas electrónicas. Si decide implementar la factura electrónica con GarKeM, puedes adquirir el certificado digital aquí y añadiremos el módulo adicional a su software de Odoo actual o se instalará una instancia nueva con Odoo desde cero habilitado para su uso, para que funcione en la nube y bajo el esquema de “software propio”, su negocio se mantendrá conectado con la DIAN en todo momento y al instante sin interrupciones.

Para ayudarte con este proceso, hemos diseñado un paso a paso con todo lo que necesitas saber para iniciarte en el mundo de la Facturación Electrónica, escríbenos aquí. 

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

·         Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.

·         Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.

·         Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.

·         personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:

o   Con más de un establecimiento de comercio.

o   Explotación de intangibles.

o   Usuarios aduaneros.

o   Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.

·         Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación - RST

¿Qué se necesita para facturar electrónicamente?

·         Software de facturación electrónica, preferiblemente Odoo ERP.

·         Certificado digital de firma, puedes adquirirlo aquí.

¿Cuáles son las alternativas para facturar electrónicamente?

 

·   Software propio (integración eficiente con Odoo ERP, con emisión de documentos sin cobros, articulado con la contabilidad, CRM, inventarios y ventas)

·   A través de un Proveedor Tecnológico (tercerización, con cobros por cada factura emitida, costos elevados en su implementación)

·   Facturación gratuita de la DIAN (plataforma tecnológica con constantes fallos. El servicio gratuito de la DIAN se cae constantemente, con la desventaja que no es un software contable)

Esperamos que hayas aprendido y disfrutado de este artículo. Hoy te vas con nuevo conocimiento y muy seguramente con ganas de empezar a facturar electrónicamente.

¿Te animas a cumplir con tu obligación de facturar electrónicamente con la ayuda de GarKeM a través de Odoo?

Si tu respuesta es sí, escríbenos.